物业文件管理制度

　　1.目的

　　为了使公司各部门文件管理规范化、系统化,加强文件起草的准确性和文件执行的有效性,特制定本制度。

　　2.适用范围

　　本制度适用于方正物业管理公司各部门及下属公司。

　　3.文件的类别、定义

　　3.1类别:

　　3.1.1公文按文种分为:管理制度、管理办法、请示、报告、通知、申请、通报、决定、会议纪要、传真、工作联系函等。

　　3.2定义:

　　3.2.1对公司范围内的工作事务制订带有约束性的规章制度,用"管理制度"或"管理规定"。 规定某些事项的工作流程或各部门的职责、职权的规章制度文件用"管理办法"。

　　3.2.2向集团领导、::公司领导请求指示、批准或汇报工作时,用"请示"或"报告"文种。同一级别请求批准事项时,可用"申请";经领导批示文件,可用传真。

　　3.2.3上级部门向下级部门传达重要情况,用"通报"或"决定"。

　　3.2.4对公司内部公布制度、办法及其它需要周知和共同执行的事项、计划、规定等,用"通知"。

　　3.2.5与集团兄弟公司进行工作接洽,需对方给以反馈时,要求填写中颐集团工作联络函。

　　3.2.6对周例会、总结计划会、部门工作沟通会等会议的内容纲要,规定事项和工作指示等,用"会议纪要",并发给相关与会人员。

　　4、文件格式

　　4.1规章制度格式:由首页表头+正文+页数组成。

　　4.1.1首页表头格式:

　　说明:首页的表头包括右上角注释、公司商标、权责单位、总页数、生效日期、替代文件、编号、拟稿人、审核人、审批人、主题、归档密级。

　　[右上角注释]:要求注明发文单位及规章制度的形式。(如公司发的管理制度,为“方正物业公司管理制度”;如公司发的管理办法,为“方正物业公司管理办法”,依此类推。)

　　[公司商标]:要求所有的文件首页必须加上公司的商标。

　　[权责单位]:行文部门名称(以便文件阅读者可将有关信息反馈给行文部门)。

　　[总页数]:共多少页(含附件)。

　　[生效日期]:文件自何时起生效。

　　[替代文件]:被新文件取代的原文件编号。

　　[编号]:由发文单位代号、年度及三位序数组成。

　　发文单位代号一般为各发文单位的第一个字起头。公司部门代号:行政人事部-“人字”、客户服务部-“客字”、财务部-“财字”、物业管理部-“物字”、安全管理部-“安字”、管理处-“管字”。

　　如:行政人事部20**年制定的第一项管理制度编号为:人字(06)001;

　　[拟稿人]:拟稿人签名。

　　[审核人]:审核人签名。

　　[审批人]:审批人签名。

　　[主题]:文件的题目。

　　[归档密级] 根据文件的保密程度,分为普通、机密、绝密。密级以上文件在未归入行政人事部前的保密工作由行文部门负责,密级以上文件的查阅须经行政人事部同意、总经理批准后方可查阅。

　　4.1.2.正文基本要求

　　正文通常包括的内容:目的+适用范围+内容+附件。

　　[目的]:制定文件的原因及意义。

　　[适用范围]:收文单位及执行对象。

　　[内容]:文件具体内容。如遇电子版与原件内容不符,以审批人签名的原件为准。

　　[附件]:文件中提及的表格、流程图或其它。

　　4.1.3. 字体、字符与行间距

　　[字体] 为使文件有统一的格式,要求使用同一大小的字符与字体。这样可以避免文件在不同电脑系统或不同文字处理器之间相互传送时无法显现。

　　表头内字体大小及字间距必须按照本制度电子版的表头复制。

　　内容可使用字体:宋体。

　　可使用字号:正文使用小四号字。

　　行间距:1.5倍行距。

　　页尾:每页页尾设:第几页,共几页。

　　4.1.4. 条款的编排序号

　　1.

　　1.1.

　　1.2.

　　2.

　　2.1.

　　2.1.1.

　　…… 以此类推

　　4.2 其它公文格式

　　除规章制度外,公司其它各类公文如请示、报告、通知、申请、通报、决定、会议纪要、传真、工作联系函等,均统一采用集团公司规定的公文格式(见附件)印发。

　　5、文件处理

　　5.1拟稿与审核。

　　5.1.1拟稿要符合国家的方针政策、法律法规及集团公司、公司有关规定;情况真实,观点明确,文字精炼,条理清楚,层次分明,用词准确、规范,简明扼要;人、地、物名及引文和时间等,要具体、准确。

　　5.1.2拟稿部门负责人要对文件内容进行审稿以及对文件格式进行严格把关。

　　5.1.3规章制度文件除经拟稿部门初审后,均需送行政部人事部与总经理审核。

　　5.2签发。

　　5.2.1公司规章制度文件经审批后由行政人事部统一编号发放,并设立 “文件发放登记表”进行发放登记。

　　5.2.2公司其它各类工作联络函、请示、报告、通知、通报、批复、决定、决议、会议纪要、等,由拟稿部门或单位下发、登记与存档。

　　5.2.3秘密公文不得复印,摘抄、转发,传递时必须采取相应保密措施。

　　5.2.4所有文件一经签发即为有效。对已签发的文件,未经领导同意,对公文内容不得自行修改。

　　6、宣贯执行

　　6.1.1公司文件发放后,各部门负责人应及时在本部门内部组织学习宣贯,并落实执行。重要文件学习完后必须组织学习者签名。

　　6.1.2文件的学习与执行由行政人事部负责抽查。

　　7、文件的保管、归档与作废

　　7.1规章制度及公司重要公文,由行政人事部负责保管。设立文件目录方便查索,并将“文件发放登记表”、文件目录、文件原件连同电子版一起存档,建立台帐。

　　7.2一般往来公文由各部门负责人保管,并定期整理,设立目录,方便查索。

　　7.3各部门的以下文件须交行政人事部备案:

　　7.3.1因特殊情况接收并已自行处理的外来文件。

　　7.3.2重要会议的会议纪要、::规范、决定等未编号文件。

　　7.3.3政府颁布的法律、法规、行业管理办法等文件。

　　7.4文件的作废:当新修订文件下发后,被替代文件同时作废。收文单位在收到新修订文件后须及时将被替代文件销毁。

　　7.5所有文件均列入责任人离任交接的一项重要内容进行检查。

　　8、集团文件与外来文件

　　8.1对于集团公司下发的文件及外来文件均由行政人事部负责接收,其收文的处理程序为:收文、分文、传送、归档。

　　8.2行政人事部收文后,应先做好归类、登记,然后根据文件的内容,及时分送相关部门与领导。有关部门与领导及时学习与落实执行,并做好归档。

　　9、表单

　　9.1对于公司常用的表单统一表单头格式如下:

　　10、违反上述条款中任何一款,视情节轻重,对责任人按50-200元进行处罚。

　　11、附件

　　11.1请示、报告、申请公文模式

　　11.2 通知、通报、决定公文模式

　　11.3会议纪要公文模式

　　11.4工作联络函公文模式

　　11.5文件发放登记表

　　11.6文件目录

采编：www.daizuoa.com篇2:质量管理体系文件控制程序

1.0 目的

　　对质量管理体系文件进行统一管理与有效的控制,以确保使用质量管理体系文件的部门均能得到相应文件的有效版本。

2.0 范围

　　适用于质量管理体系《质量手册》、《程序文件》、《作业文件》的编制、审核、批准、发布、发放及标识的管理。其他类别文件如通告、通知等不在此程序适用范围内。

3.0 职责

　　3.1 总经理负责《质量手册》、《程序文件》及外来文件使用的批准。

　　3.2 管理者代表负责组织编写和审核《质量手册》和《程序文件》,批准《作业文件》。

　　3.3 各部门负责人负责编写或组织编写并审核本部门的《作业文件》。

　　3.4 全面质量(来自:)管理办公室负责组织对质量管理体系文件的发放控制。

　　3.5 全面质量管理办公室负责质量管理体系文件的存档及外来文件的获取、签收、存档。

　　3.6 全面质量管理办公室负责收集有关物业管理外来文件及审核。

　　3.7 工程维护部经理负责对所收集的工资技术资料的审核、管理。

4.0 工作内容

　　4.1 文件编号

　　4.1.1 体系文件架构

　　第一层文件:质量手册 第二层文件:程序文件 第三层文件:作业文件

　　4.1.2 质量手册用QM(即英文Quantity Manual的简称)表示,编号为:

　　QM-××(发放编号)。

　　4.1.3 程序文件用QP(即英文Quantity Program的简称)表示,编号为:

　　序号 标准要素号 程序文件代号

　　4.1.4 作业文件用WI(即英文Working Instruction的简称)表示,编号为:

　　作业文件序号 标准要素号或程序文件编号 作业文件代号

　　4.2 编写与审批

　　4.2.1质量手册, 全面质量管理办公室负责组织相关人员编写,管理者代表负责质量手册的审核,总经理负责质量手册的批准。

　　4.2.2程序文件,管理者代表负责程序文件的审核,总经理负责程序文件的批准。

　　4.2.3作业文件,各部门负责审核,由管理者代表批准。

　　4.3 文件版次

　　文件的最初版本状态用A表示,修改状态用0。若文件进行改版,则版本状态依据改版的次数依次变更为:B、C、D、E……;若文件进行修改,则修改状态(来自:)依据修改的次数依次变更为:1、2、3、4……。文件的修改总量累计达到50%或经过第10次修改时,应对文件实施改版,即版本序号变更为下一个英文字母,而修改状态变更为0。

　　4.4 文件受控

　　4.4.1 受控文件,发给本组织成员的体系文件均为受控文件,在封面上盖“受控文件”印章;

　　4.4.2 非受控文件,发给本组织外的质量手册为非受控文件,不收回,不负责修改。

　　4.5 文件发放与回收

　　4.5.1 文件的发放、回收都需要填写《收发文件登记表》。

　　4.5.2 如文件分为两层发放,每一层都需要填写《收发文件登记表》。

　　4.5.3 由于工作的需要或原文件丢失、破损,需要补发文件时,应按下列规定办理。

　　a. 申请方填写《文件补发审批单》经所在部门负责人审核,经管理者代表批准方可予以补发。

　　b. 文件补发需执行文件发放的相关规定。

　　4.6 文件保管与复印

　　4.6.1 受控文件不得借用、外传,更不能丢失损坏,如丢失损坏须向文件管理部门申请补发。

　　4.6.2 使用人一旦离开公司,应将其文件交回公司。

　　4.6.3 分发给各部门的体系文件,各部门负责人为保管第一责任人,应按规定做好部门

　　内部文件发放范围的控制,须复印文件时,必须经部门负责人同意后方可复印, 并将分发号填写在《收发文件登记表》中。

　　4.7 文件评审与修改

　　4.7.1 文件每年在管理评审会上进行评审,必要时做出修改决定。

　　4.7.2 文件需要更改时,应由部门负责人书面向全面质量管理办公室反映。

　　4.7.3 全面质量管理办公室根据评审会决议及部门负责人的反映情况,组织人员对文件进行修改,修改内容由管理者代表批准。

　　4.7.4 修改方式

　　4.7.4.1 大改,即绝大部分内容需要修改时,由全面质量管理办公室组织相关人员进行换版修改;

　　4.7.4.2 中改,即某一文件局部需要修改时,由全面质量管理办公室组织人员进行修改,并将修改的某一页印成新的文件页,页眉左上方注明修改次数;

　　4.7.4.3 小改,即原文件个别内容需要修改时,由文件使用人按《文件更改通知单》要求,直接在原文上改。

　　4.7.5 小改与中改在文件发放时,需填写《文件更改通知单》。

　　4.8 文件作废处理

　　4.8.1 对旧版质量管理体系文件,由全面质量管理办公室在发放新文件时对旧版文件进行回收,加盖作废印章后(来自:)留一份存档备查,其余填写《文件销毁申请表》,经管理者代表批准后统一销毁。

　　4.8.2 如作废文件须留做参考,一定要在该文件封面上加盖“作废留用”章。

　　4.9 外来文件

　　4.9.1 全面质量管理办公室负责收集物业管理的有关法律法规,进行集中保管,并在文件上加盖公章,供公司员工借阅。

　　4.9.2 全面质量管理办公室每年将收集的适用的法律法规文件交全面质量管理办公室主任对其适宜性、充分性进行审核,批准后执行。全面质量管理办公室加盖“受控文件”章,并登记在《外来政策法规文件清单》上。

　　4.9.2 各物业公司管理处对需向业户公开的外来文件,其范围、程序按《提供给顾客文件控制程序》执行。

5.0 相关文件

　　5.1《提供给顾客文件控制程序》(QP-4.2.3-03)

6.0 记录表格

　　6.1《收发文件登记表》(QR-4.2.3-01-01)

　　6.2《文件更改通知单》(QR-4.2.3-01-02)

　　6.3《外来政策法规文件清单》(QR-4.2.3-01-03)

　　6.4《质量管理体系文件清单》(QR-4.2.3-01-04)

　　6.5《文件销毁申请表》(QR-4.2.3-01-05)

　　6.6《文件补发审批单》(QR-4.2.3-01-06)

篇3:物业公司文件资料管理制度

1、目的

　　规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

2、适用范围

　　适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

3、职责

　　3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

　　3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。

　　3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

　　3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

4、相关文件

　　《文件控制程序》 Q/PH-QP-4.2.3

　　《质量记录控制程序》 Q/PH-QP-4.2.4

5、工作程序和管理办法

　　5.1 文件的产生

　　5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。

　　5.1.2总经理助理对文件进行审核。

　　5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

　　5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](QR-WD01-02-01)。

　　5.2文件、资料的类别

　　5.2.1 受控文件

　　a)内业资料;

　　b)图纸资料;

　　c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

　　d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

　　e)与服务过程有关的合同协议;

　　f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]Q/PH-QP-7.5.4)。

　　管理与控制具体执行[文件控制程序]( Q/PH-QP-4.2.3)。

　　5.2.2非受控文件

　　与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:

　　a)内行文、外行文: 1

　　b)未被质量体系引用的外来文件: 2

　　c)与服务过程无关的合同协议: 3

　　d)未被质量体系引用的法律法规: 4

　　e)行业标准性文件: 5

　　f)照片、录像带:6

　　g)电脑贮存:7

　　5.3文件、资料目录的索引号

　　X-X.X-XX

　　文件盒编号

　　同号柜序列号

　　文件柜编号

　　文件类别编码

　　5.4文件、资料归档与管理

　　5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

　　5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

　　5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](QR-WD01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。

　　5.5 文件、资料的发放

　　5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](QR-WD01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。

　　5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。

　　5.6 文件资料的调用、借阅与归还

　　5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](QR-WD01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

　　5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

　　5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。

　　5.6.4机密性文件的调用与借阅规定

　　a)A级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

　　b)B级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

　　c)C级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

　　d)行业主管借阅文件、资料的仅限于B级机密和C级机密文件、资料。

　　e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

　　f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

　　g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。

　　5.7 文件的复制、破损和丢失

　　5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](QR-WD01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。

　　5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](QR-WD01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。

　　5.8 文件、资料的更新

　　文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。

　　5.9 文件的作废与销毁

　　5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

　　5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。

　　5.9.3 作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。

　　5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](QR-WD01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。

6、使用的记录表格

序号名称编号存放地点存放时间1[印制文件登记表]QR—WD01—02—01办公室一年2[存档备案资料目录]QR—WD01—02—02办公室长期3[文件分发登记表]QR—WD01—02—03办公室一年4[文件、资料借阅登记表]QR—WD01—02—04办公室一年5[文件复印登记表]QR—WD01—02—05办公室一年6[文件补发申请表]QR—WD01—02—06办公室一年7[作废、销毁文件登记表]QR—WD01—02—07办公室一年

　　起草人: 审核人: 审批人:

　　日 期: 日 期: 日 期:

篇4:规范化管理文件制作、实施规定

　　规范化管理文件的制作、实施规定

　　第一条 为积极推进我公司的规范化管理工作，使规范管理文件的制定和实施有所依循，特制定本规定。

　　第二条 本规定所称的规范管理文件指的是由本公司(工厂)规范化管理委员会签发对全公司系统的管理和动作进行规定和描述的指导性文件，规范管理文件一经正式签发实施，即具有强制作用，各级管理人员必须遵照执行。

　　第三条 规范管理文件按性质分为四类：

　　(一)基本规定

　　(二)作业流程

　　(三)报表图表

　　(四)CI规范

　　第四条 规范管理文件按层级分为三级：

　　(一)总公司颁发

　　(二)二级公司颁发

　　(三)三级公司颁发

　　第五条 规范管理文件按业务领域分为八类：

　　(一)组织规程类

　　(二)人事管理类

　　(三)行政管理类

　　(四)财务管理类

　　(五)发展规划类

　　(六)业务管理类

　　(七)信息统计类

　　(八)生产技术类

　　第六条 规范管理文件按保密程度分为三类：

　　(一)G类(General)，即通用类，对保密性无要求。

　　(二)S类(Secret)，即机密类，限制在公司部门经理(含下属企业经理)以上和相关工作人员范围内。

　　(三)T类(Top Secret)，即绝密类，限制在公司少数高层管理人员和相关人员范围内。

　　第七条 规范管理文件的编号统一规定如下：

　　(一)密级代号

　　G——表示通用性

　　S——表示机密性

　　T——表示绝密性

　　(二)层级代码

　　00——表示由总公司颁发

　　1X——表示分公司颁发

　　2X——表示分公司颁发

　　3X——表示分公司颁发

　　5X—9X(备用)

　　上述两数字中的后一位用于区别三级公司。

　　(三)规范管理文件类型代码

　　用一位数字加以区别

　　1——表示基本制度类

　　2——表示作业流程类

　　3——表示图表报表类

　　4——表示CI规范类

　　(四)规范管理文件的业务类别代码

　　用一位数字加以区别

　　1——表示组织规程类

　　2——表示人事管理类

　　3——表示行政管理类

　　4——表示财务管理类

　　5——表示发展规划类

　　6——表示业务管理类

　　7——表示信息统计类

　　8——表示生产技术类

　　(五)另以三位数字用于流水号。

　　(六)规范管理文件的编号统一由一个字母和7位数构成。(见图17.4.2)

　　第八条 为便于印发与整理归档，除少数图表之外，所有规范管理文件均以A4纸为标准尺寸，并冠以“××管理文件”文头，其正页和续页的格式均以本“规定”的样式为准。

　　第九条 规范管理文件的制定程序如下：

　　(一)由各业务线相关人员拟稿;

　　(二)由规范化管理工作小组审核，必要时召集有关人员进行修改;

　　(三)由规范管理委员会审议通过;

　　(四)由规范化管理工作小组负责编号、存入电脑、制定标准格式;

　　(五)由规范化管理委员会主任签署实施。

　　各下属企业制定的规范文件，主要由各企业负责人把关，但必须报总公司规范管理小组审核、编号、存档并以标准格式制定后颁布实施。

　　第十条 已签发实施的所有规范管理文件，若在执行中发现有重复、遗漏、矛盾处或已不适应公司的业务发展，需要进行修订以至废除，其程序与上述第九条的制定程序相同。

　　第十一条 在制定和实施规范管理文件过程中，若有关部门或企业对有关条款所持意见不同或解释各异时，可提请规范化管理委员会进行仲裁，最后由规范化管理委员会主任裁定。

篇5:印章、文件管理安全制度

　　印章、文件管理安全制度

　　一、文书按岗位职责管理好公司印章、文件：按公司印章管理要求，印章未经公司领导同意不得随意盖;如有公事外出，印章必须交专人负责管理，并向印章临时使用人交待印章使用规定。

　　二、各类文件按接受后公司签批传阅的规定范围进行有效传阅后，收回按文件类别归档，每月分类，每年装订一次，并在装订文件册封面注明文件题目、年月装订。

　　三、文件归档后，一律交档案、资料室统一管理，在定期移交时做好交接的手续。

　　四、每年将公司不需要用的文件、资料登记、编号、拟定出清退凭证交保密室回收。做好回收手续。

文件管理