物业公司文件资料管理制度

1、目的

　　规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

2、适用范围

　　适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

3、职责

　　3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

　　3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。

　　3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

　　3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

4、相关文件

　　《文件控制程序》 Q/PH-QP-4.2.3

　　《质量记录控制程序》 Q/PH-QP-4.2.4

5、工作程序和管理办法

　　5.1 文件的产生

　　5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。

　　5.1.2总经理助理对文件进行审核。

　　5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

　　5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](QR-WD01-02-01)。

　　5.2文件、资料的类别

　　5.2.1 受控文件

　　a)内业资料;

　　b)图纸资料;

　　c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

　　d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

　　e)与服务过程有关的合同协议;

　　f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]Q/PH-QP-7.5.4)。

　　管理与控制具体执行[文件控制程序]( Q/PH-QP-4.2.3)。

　　5.2.2非受控文件

　　与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:

　　a)内行文、外行文: 1

　　b)未被质量体系引用的外来文件: 2

　　c)与服务过程无关的合同协议: 3

　　d)未被质量体系引用的法律法规: 4

　　e)行业标准性文件: 5

　　f)照片、录像带:6

　　g)电脑贮存:7

　　5.3文件、资料目录的索引号

　　X-X.X-XX

　　文件盒编号

　　同号柜序列号

　　文件柜编号

　　文件类别编码

　　5.4文件、资料归档与管理

　　5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

　　5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

　　5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](QR-WD01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。

　　5.5 文件、资料的发放

　　5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](QR-WD01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。

　　5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。

　　5.6 文件资料的调用、借阅与归还

　　5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](QR-WD01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

　　5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

　　5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。

　　5.6.4机密性文件的调用与借阅规定

　　a)A级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

　　b)B级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

　　c)C级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

　　d)行业主管借阅文件、资料的仅限于B级机密和C级机密文件、资料。

　　e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

　　f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

　　g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。

　　5.7 文件的复制、破损和丢失

　　5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](QR-WD01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。

　　5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](QR-WD01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。

　　5.8 文件、资料的更新

　　文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。

　　5.9 文件的作废与销毁

　　5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

　　5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。

　　5.9.3 作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。

　　5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](QR-WD01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。

6、使用的记录表格

序号名称编号存放地点存放时间1[印制文件登记表]QR—WD01—02—01办公室一年2[存档备案资料目录]QR—WD01—02—02办公室长期3[文件分发登记表]QR—WD01—02—03办公室一年4[文件、资料借阅登记表]QR—WD01—02—04办公室一年5[文件复印登记表]QR—WD01—02—05办公室一年6[文件补发申请表]QR—WD01—02—06办公室一年7[作废、销毁文件登记表]QR—WD01—02—07办公室一年

　　起草人: 审核人: 审批人:

　　日 期: 日 期: 日 期:

Editorial：www.daizuoa.com篇2:物业管理采购物品验证作业程序

一、目的

　　适用采购物品的验证工作,确保入仓物品符合规定要求。

二、适用范围

　　适用于物业部及其下属各处物品验证工作。

三、职责

　　1、经营部采购员负责物品的采购。

　　2、公司/各处仓库管理员负责所购物品的验证。

　　3、公司财务部主管负责物品验证的监督工作。

四、程序要点

　　1、物品验证的要求

　　(1)每次采购物品单位数量少于10个的,要求100%抽样验证。

　　(2)每次采购物品单位数量多于10个的,要求10~50%验证。

　　(3)采购物品必须具备合格证,特别是对批量(或成箱、成件)购买的物品必须要验证物品的合格证,物品的合格证由仓库管理员保存。

　　(4)对目测无法验证物品,必须使用相关工具协助验证。

　　(5)对验证物品的规格、数量等必须与《采购计划单》上的内容相符。

　　(6)仓管员应将常用物品的说明书、使用说明书及保修卡等资料在验证无误后交经营部保存、备查。

　　2、物品验证的分类

　　(1)应送计量所检定的物品:

　　①仪器仪表类:

　　——万用表;

　　——钳形表;

　　——摇表;

　　——其他应送计量所检定的物品。

　　②应抽样验收合格证的物品:

　　——水暖类:水表;

　　——电器类:电表;

　　——清洁类:清洁剂、去污粉、洁厕灵等;

　　——绿化类:肥料、药品、种籽等;

　　——机械设备类:绿篱机、吸尘机等;

　　——仪器仪表类:水平仪、压力表等;

　　——机械零件类:空调、水泵、电梯、发电机等设备的备用配件;

　　——其他应验证合格证的物品。

　　③应抽样验证外观完好度、接触部位灵活度和壁厚均匀度验证的物品:

　　——水暖类:水龙头、阀门、弯头、铁管、铸铁管、接连管等;

　　——电器类:开关、导线、接触器、灯管、灯泡、保险丝等;

　　——易耗工具类:玻璃刮、扳手、钳子、螺丝批、修枝剪、小锄头等;

　　——其他应验证外观完好度、接触部位灵活度和壁厚均匀度的物品。

　　④仓管员应抽样试用或通电验收的物品:

　　——油料类:油漆、涂料等;

　　——机械设备类:吸尘器、疏通器、剪草机、水泵、电钻、电焊机等。

　　(2)凡不属于上述验证范围的,应对其是否符合采购计划要求的规格、型号、数量等进行抽样或全部核对。

　　3、物品验证的方法

　　(1)物品包装的验证方法:

　　①仓管员应目视物品外包装平整光滑,密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或破损痕迹;

　　②注意核对物品包装上注明的生产日期及有效期:

　　——已过有效期的,仓库管理员应拒绝验收入库;

　　——有效期时间不足一个月的物品,由仓管员组织人员对其试用,以便检查该物品的有效程度是否合格,并要求采购员对该类物品限量采购。

　　(2)物品质量的验证方法:

　　①仓管员应仔细检查物品表面有无擦伤、破损、无裂逢或扭曲变形;

　　②仓管员在验证铁制的物品时,应注意有无锈迹;

　　③转动物品连接部位,检查其转动是否灵活,有无大的磨擦声;

　　④仔细检查物品接口部分,看连接处有无松动、滑丝现象;

　　⑤验证物品质地是否符合购买要求;

　　⑥物品颜色是否符合要求;

　　⑦验证物品规格、尺寸是否符合要求;

　　⑧对物品的受力部分应用手或其他方法做加力实验,看其是否达到规定的受力标准;

　　⑨检查物品附属件是否齐全。

　　(3)物品性能的验证方法:

　　①仓管员应对物品的机构部分反复试动,检查其灵活性、准确性;

　　②验收机械设备类必须进行“试用”验证的方法,以便检查其性能情况;

　　③验收具有弹性的物品时,应对物品反复伸缩或弯曲,一般情况下,合格品应回复或基本回复原状;

　　④仓管员在验证电器物品时,应使用万用表测试。测试的电压和电阻的指数首先达到物品合格证明的标准,其次还必须达到国家有关指数的正常标准;

　　⑤国家规定的其他验证方法。

　　4、物品验收程序

　　(1)新采购物品的验证程序:

　　①采购员应将采购回来的物品及时送交仓库管理员处验收;

　　②仓库管理员按照“物品验证要求”、“物品验证分类”及“物品验证方法”中的相关规定,对物品进行验证:

　　——验证合格的物品,由仓管员填写《物品入库单》后,将物品按照《仓库管理标准作业程序》中的相关规定进行存放;

　　——验证不合格的物品:发现表面有瑕疵但不影响使用的,应填写《不合格品处理表》后放置在待处理区域内,等待处理;性能有问题,不能使用或影响使用效果的,应拒绝入仓;仓管员对暂时无法检验的物品,应收入仓库“待检物品存放区”等待相关部门或人员检验。

　　(2)退回仓库的物品验证程序:

　　①退物品人员将未使用完需退回仓库的物品送交仓库验收;

　　②仓管员应先核对:

　　——该物品的规格型号;

　　——该物品的性能情况;

　　——该物品的可利用价值;

　　——该物品的其他特性。

　　③仓管员再根据“物品验证的要求”、“物品验证的分类”和“物品验证的方法”中的相关规定进行验证:

　　——经验证合格的,由仓管员按照《仓库管理标准作业程序》中的相关规定进行入仓存放;

　　——经验证不合格的,由仓管员填写“不合格品处理表”后,存放在“不合格品区”等待处理。

　　5、物品验证资料的保管

　　(1)仓管员应作好每次物品验证结果的记录。

　　(2)物品验证相关资料由仓管员按月归档保存,保存期限为一年。

　　(3)工具设备的验证资料由仓管员按月归档长期保存。

　　6、物品验证的情况,作为仓管员绩效考核的依据之一。

五、记录

　　1、《物品验证记录表》

　　2、《不合格品处理表》

六、相关支持性文件

　　1、《仓库管理标准作业程序》

　　2、《采购管理标准作业程序》

篇3:物业管理公司计算机管理制度

　　为了保障公司计算机系统的正常运作,有效的防止计算机病毒的入侵和扩散,保证系统的安全性,特制定本制度。

　　一、严格按照电脑操作规程开关、使用电脑;严禁带电拔插电脑外置设备接口和电源线;否则,引起电脑故障由当事人负全部责任。倘若电脑发生故障,应记录下当时进行的操作、故障现象及电脑提示,及时通知电脑管理员处理,不得擅自进行无把握的操作。

　　二、各工作人员必须使用自己的用户名称和密码登录服务器和进入系统,密码不得转告他人,若因密码泄漏引发的系统故障、机密泄漏及数据错误由该用户负责。

　　三、所有计算机必须安装防病毒软件,实时监控,由电脑维护员负责定期升级防病毒软件;操作人员若发现防病毒软件过期、不能监控,应及时通知电脑维护人员,以便采取相应措施,保证安全。

　　四、公司电脑设备统一安装、卸载软件(已安装软件的登记备案);若要安装、卸载软件,须向部门经理及电脑管理员申请,批准后方可进行;安装软件前,外来软件须经过病毒检测。

　　五、各部门原则上只共享本部门的资源,如需共享其他部门的资源,需征得被共享资源部门主管的同意。所有的资源共享都必须设置密码。如未设置密码引起的泄密、文件被破坏等后果由开放共享者负全部责任。

　　六、未经批准,外来人员及无关人员禁止操作电脑设备。

　　七、禁止未批准擅自在电脑设备上安装软件,禁止擅自修改系统配置,禁止擅自拆装电脑部件。

　　八、禁止使用电脑进行与本职工作无关的操作。如:与工作无关的上网、下载、收发Email、网络聊天、电脑游戏等。

　　九、和外单位的数据磁盘往来,必须先进行防病毒检测,确认无病毒后方可进行数据存取。

　　十、如因工作需要上网、收发Email、下载,需填写申请表,经批准后方可进行。

　　十一、各部门应指定专人负责定期做好本部门应用系统的数据备份工作,并妥善保管好数据资料磁盘。

　　以上各项制度望各位员工遵照执行,共同维护公司计算机系统的安全与稳定。

篇4:物业公司总务管理岗位职责

　　1.负责物业公司员工宿舍安排及内务管理。

　　2.负责抓好公司食堂的卫生、就餐秩序、饭菜质量与份量等方面的监督管理。

　　3.负责协调公司举办各种活动临时用餐数量的落实。

　　4.负责收集各部门每月“物品申购计划表”,做好每月物资采购计划,及时做好物资采购落实工作。

　　5.会同物资采购部门工作人员对物资的规格、质量、数量进行验收入库,按各部门作业要求,及时做好物资发放工作。

　　6.负责做好固定资产登记管理工作。

　　7.根据物资性能及目前仓库现状,合理有序摆放物资,防止物资积压及损坏。

　　8.保持仓库通风良好,做好防火、防潮、防晒、防虫、防盗等防护措施,确保仓库物资质量和库房安全。

　　9.按时做好仓库物资的“进、销、存”月报表;做好半年一次仓库物资盘点核算工作。

　　10.完成领导交办的其他工作任务。

篇5:物业公司电脑管理员岗位职责

　　1.熟悉公司物业管理软件系统的功能及使用,熟悉公司电脑网络化管理,对上级负责。

　　2.熟练电脑的操作、编辑、打印等工作。

　　3.监督和要求专职人员规范操作,纠正工作人员的错误操作。

　　4.负责组织相关工作人员进行技术指导培训,及时反馈信息及协助软件公司解决电脑系统存在的问题。

　　5.定期对电脑软、硬件的检查和维护,延长电脑的使用寿命。

　　6.规划电脑放置位置,减少磁、水、热、尘、碰撞等引起故障。

　　7.负责申请采购电脑系统相关用品。

　　8.定期杀毒、检查硬盘,并做好详细记录。

　　9.负责维持网络的联通,及时排除网络故障,确保网络系统的正常。

　　10.负责数据备份工作,防止资料丢失,确保公司各种文件资料的完整。

　　11.负责完成上级领导交办的其他工作任务。

文件资料管理