物业公司管理制度

　　1、宗旨

　　管理制度是公司运行的灵魂,良好的管理是向用户提供满意服务和赢得良好的市场声誉的强而有力保证,为保证运行的良好秩序,要求每一个员工严格遵守本制度中的各项规定及公司颁布的各项制度规定。

　　2、管理程序

　　(1)层级管理制

　　实行层级管理制,各级管理员只对直接下属拥有指挥权,特殊情况下,全体员工直接听从管理处主任或管理处主任授权人指挥。危急情况下以在场且关系最直接的行政管理级别最高者为指挥者,所有在场人员必须统一听从指挥。所有工作人员必须切记,为保证各岗位人员各司其职,各尽其责,必须避免越级指挥的混乱现象发生,特殊或危急情况例外。

　　(2)督导工作程序

　　i)职责

　　每一级管理人员都要对下级的督促辅导负责。

　　ii)程序

　　a、各级管理人员督导下级掌握工作流程,操作程序及标准的知识、技巧。

　　b、在督导工作中,各级管理人员须将任务及目标分解落实到具体个人并讲明任务性质、时间要求,操作过程及最后达到的目的。

　　c、检查执行情况,各级管理人员首先应检查直接下级的工作安排情况,并同时负责巡视,()检查本部门基层人员的执行情况。

　　d、通过检查,判明操作过程结果与标准的差距,将发现好的做法或出现的问题按层级管理制原则进行处理。

　　3、考勤制度

　　(1)主任级或以下员工上下班时必须亲自打卡。

　　(2)员工必须在更换好制服后才能打卡。

　　(3)代人或托人打卡均属违纪行为。

　　(4)每日迟到、早退不可超过五分钟,每月累计不超过二十分钟。

　　(5)凡员工外出办事未能按时打卡或特殊情况未能打卡,需由部门经签卡(病、事假按规定办理)。

　　(6)员工外出办事必须履行登记批准手续。

　　(7)员工工作期间必须准时到岗,不得擅自离开工作岗位。

　　4、员工牌

　　员工牌是公司员工的标志,为此要求员工做到:

　　(1)当值时必须佩戴在上衣左胸襟前显眼处,随时接受部门经理及行政人事部检查,如因使用时间过长而损坏者,可凭旧换新,如遗失者需缴纳换证费20元,方可办理补领手续。

　　(2)员工牌只代表员工在公司之身份,离职时须交回行政人事部,不得转借他人使用,离职时不交回则处以罚款200元。

　　5、制服和更衣柜

　　(1)遵守公司颁发的制服管理规定。

　　(2)公司视不同岗位和职务发给员工制服,员工当值时必须穿着制服。

　　(3)下班后,员工必须将制服存放在衣柜内,遗失及未到使用期限损坏的照价赔偿。员工必须爱惜制服,并保持制服整洁,离职时必须将制服交回行政人事部。

　　(4)员工更衣柜专为存放上、下班制服、鞋帽等,不得存放食物或其它用品,要保持衣柜整洁干净,个人不得私自加匙锁。

　　(5)员工更衣钥匙意外遗失时,本人应及时到行政人事部报失并缴交钥匙配制费10元后,由行政人事部重新配制。

　　(6)员工离职时,将更衣柜钥匙交回行政人事部。

　　6、办公室管理制度

　　(1)办公室必须保持整齐、规正,不能放置私人物品或其它装饰物(除水杯外)。

　　(2)办公桌台面不得摆放任何杂物。

　　(3)爱护、熟悉办公室的公共设施、设备,发现损坏及时通知工程部维修。

　　(4)员工不能在办公室内接待亲戚、朋友来访。

　　(5)私人电话尽量长话短说,最长不能超过三分钟。

　　(6)员工须离开岗位时,须先征得部门经理同意方可离岗。

　　(7)不能在办公室工作地点喧哗、聚众聊天、用餐、午睡等。

　　(8)保持办公室内清洁。

　　(9)除工作需要外,工作时间不可阅读报纸及杂志。

　　7、宿舍管理制度

　　员工宿舍是公司根据工作需要而为部份员工配备的,为保证有良好的宿舍秩序,要求员工遵守:

　　(1)必须自觉维护宿之安全,宁静与卫生,执行宿舍管理的有关规定。

　　(2)不准在宿舍内打扑克、打麻将等形式赌博或夜间12点以后打麻将,不准收看黄色录相,一经发现,将予处罚,严重者作辞退处理并承担法律责任。

　　(3)所有员工要遵守作息时间,宿舍内不准放高音喇叭、大声喧哗、打斗吵闹,严禁向窗外乱抛杂物、丢垃圾,违者处罚,砸伤他人者,作辞退处理并承担法律责任。

　　(4)各房间住房的员工每天轮流值日打扫卫生并注意防火安全,否则给予处罚。

　　(5)公司为员工提供的电视机及洗衣机等属公司财产,未经公司管理处主任批准不准私自搬离宿舍,否则以偷窃处理。

　　(6)宿舍内的所有设施,若发现损坏及时报维修。

　　(7)不得私自留宿外来人员,更不得留异性在宿舍住宿,否则予经济处罚或行政处分。

　　(8)宿舍内的水、电费及设备维修费由入住宿舍的员工分担

采编：www.daizuoa.com篇2:物业公司会议管理制度

　　1、目的:

　　为进一步规范公司会议管理,做好上情下达和下情上报工作,实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递,提升公司运营水平,确保会议内容及议定的事项得到有效落实,特制订本制度。

　　2、适用范围 :

　　本制度适用于广州XX物业管理有限公司内部会议管理。

　　(各项目内部会议管理规范由项目自定,报总经办审批后执行)

　　3、管理权责:

　　3.1 总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。

　　3.2 会议提拟人或主办职能部门负责会议的组织工作,并有权对违反本制度的行为提出处罚。

　　4、会议分类:

序号类别会议名称主题/特点时间安排参加人1公司公司例会固定时间、固定汇报程序， 尽量解决即席提出的问题。每月两次,每月15日和30日,遇节假日顺延各项目/职能部门负责人2公司动员会发言固定、没有讨论程序临时相关员工3公司研讨会对某一课题或问题切磋、探讨，不一定有结果临时相关员工4公司鉴定/评审会对某事物的价值、性能，质量鉴别，必须有结论临时相关员工5公司专题会为某一专题而开，必须有结论临时相关员工6公司评比会一般在年底或某一重大活动结束后召开临时相关员工7公司总结会总结前一段工作，研究、部署下阶段工作临时相关员工8公司汇报会下级向上级或有关人员汇报工作情况公司临时临时相关员工9公司调度会任务安排，人员派遣，设备物资情况的调动临时相关员工10项目项目行政例会各项目,固定汇报程序每周一次,按时间表执行项目经理，项目部门负责人

　　备注:如公司会议需提前或延迟等特殊情况,总办将提前通知。

　　5.会议要求:

　　5.1、做好会议记录。公司会议记录要做到专人记录和管理,会议记录人负责会议议定事项的督办和催办,并将督办和催办情况报告会议主持人。::必要时应按照会议主持人的要求形成会议纪要,以使大家共同遵照执行。每月底总经办检查会议记录及落实情况,并作为考核当事人工作的依据。职能部门专题会议也要指定人员做好会议记录,用以备忘。

　　5.2、讲究会议质量。各类会议主持人会前应与参会人员充分沟通,做到心中有数。对议而不决的事项提出解决的原则与方法,并对此负责。各类会议力求精干高效用数据说话,部署的工作做没做,做到什么程度,没做或没做完的原因等等都要有明确具体可量化的答复,防止和杜绝空洞无物或泛泛而论。

　　5.3、力求会议实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施,与会负责人要按照落实要求,层层进行传达贯彻,务必使直接执行人明确是什么、为什么、怎么做,对经常性工作要作用制度的形式确定下来,力求使每次会议都有具体的成果。

　　5.4、严格会议纪律。会议管理是保证会议质量的一项措施。与会人员应有机的安排工作,认真准备、准时参会。会议具体时间、地点由会议主持人决定、会议记录人会前通知。与会人员一般不得缺席或指定他人代表,确因个人紧急事务需要请假的,须向会议主持人请假,同时指定专人代为履行职责。

　　6、管理内容:

　　6.1 会议计划与统筹

　　6.1.1 每月28日前,总经办应与各项目协调确定下月计划召开的项目例会,统一报总经理审批后,汇同公司例会编制《月度会议计划》,于月底前发放至各项目/职能部门负责人。

　　6.1.2 凡总经办已列入计划的项目例会,如需改期,或遇特殊情况需安排新的临时例会时,项目应提前2天报请总经办调整会议计划。

　　6.1.3 会议安排的原则为:小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为:公司例会、公司临时会议、项目例会、项目临时会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

　　6.2 会议准备

　　6.2.1 会议通知遵照以下规定:

　　1 、已列入月度会议计划表的会议,月中无调整的,不再另行通知,由各项目按计划表直接通知与会人;

　　2 、属下列情况之一者,按“谁提拟,谁通知”的原则进行会议通知:

　　(1)未列入月度会议计划而临时提拟的会议;

　　(2)虽然已列入月度会议计划,但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明;

　　(3)其它提拟人认为应另行通知的情况。

　　3、会议通知期一般应提前一天以上,通知对象为与会人、会务服务提供部门;

　　4、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议,应以会议通知单进行书面通知;涉及多个部门和参加人数众多的大型会议,主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。

　　6.2.2 会议的其它准备工作遵照以下规定:

　　1、会议提拟部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等)准备的组织工作;

　　2、会所根据会议提拟部门要求提前做好会务准备工作,如落实会场,布置会场,备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等;

　　3、公司总部召开的公司级会议会务组织统一归口总经办负责。

　　4、各项目/职能部门在公司总部召开的会议需用公共会场的,应提前向会议室管理部门(会所)提出工作联系单,由会议室管理部门(会所)统筹安排。

　　6.3 会议组织。

　　6.3.1 会议组织遵照“谁提拟,谁组织”的原则。

　　6.3.2 会议主持人须遵守以下规定:

　　1、主持人应不迟于会前 5 分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备。

　　2、主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明。

　　3、会议进行中,主持人应根据会议进行中的实际情况,对议程进行适时、必要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,以确保议程顺利推进及会议效率。

　　4、属讨论、决策性议题的会议,主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

　　5、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人(部门)、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。

　　6.4.3 与会人须遵守以下规定:

　　1、应准时到会,并在《会议签到表》上签到。

　　2、会议发言应言简意赅,紧扣议题。

　　3、遵循会议主持人对议程控制的要求。

　　4、属工作部署性质的会议,原则上不在会上进行讨论性发言。

　　5、遵守会议纪律,与会期间应将手机调到无声,原则上不允许接听电话,如须接听,请离开会场。

　　6 、做好本人的会议纪录。

　　7、会议决议事项,与会人员应在会后立即执行,不得拖延或敷衍了事。

　　8、各职能部门/项目要把每次会议精神传达到基层员工,也可根据自己部门/项目的实际情况,定期召开部门/项目级会议传达会议精神。

　　6.4.4 主持人为会议考勤的核准人,考勤记录由会议记录员负责。

　　6.5 会议记录:

　　6.5.1 公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。

　　6.5.2 公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定:

　　1、各项目应常设一名会议记录员(一般为本项目的内务文员,名单报总经办备案),负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。

　　2、会议记录遵照“谁组织,谁记录”的原则,如有必要,主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要,临时指定会议记录员。

　　3、总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由总经办文员负责会议记录工作,总经理另有指定的,从总经理指定。

　　6.5.3 会议记录员应遵守以下规定:

　　1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录,根据需要整理会议纪要。

　　2、会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性。

　　3、对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样。

　　4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。

　　5、做好会议原始记录的日常归档、保管工作,及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。

　　6.5.4 下列情况下,应整理会议纪要

　　: 1 、公司各类行政会议;

　　2 、须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议;

　　3 、其它主持人要求整理会议纪要的会议。

　　6.5.5 会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各职能部门组织各项目下对口部门的会议纪要及各项目每周行政例会的会议纪要须报总经办一份存档备查。

　　6.5.6 会议原始记录的备档按以下规定:

　　1 、各职能部门负责组织的公司各类会议的会议记录,由本部门负责日常归档、保管,但应作为机要档案每季度及时转总经办统一归档备查。

　　2 、各职能部门内部会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查。

　　6.5.7 会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

　　6.6 会议跟进

　　6.6.1 会议决议、决策事项须会后跟进落实的,遵照“谁组织,谁跟进”的原则;会议主持人另有指定的,从主持人指定。

　　6.6.2 集团总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由总经办负责落实,集团总经理另有指定的,从集团总经理指定。

　　6.6.3 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。

　　7、奖惩

　　7.1 奖罚:计入员工绩效考核制度体现

　　7.2 迟到、早退、缺席

　　1、迟到 所有参加会议的人员在会议规定召开时间后 5 分钟内未到的,计为迟到。

　　2、早退 凡参加会议人员,如未经主持人同意在会议召开结束前 5 分钟提前离开 会场的,计为早退。

　　3、缺席 凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的,计为缺席。

　　8、附则。

　　8.1 本制度由广州XX物业管理有限公司总经办负责解释。

　　8.2 本制度由总经理批准后生效,自颁布之日起执行。

篇3:物业公司宿舍管理制度

　　第一条 为使员工宿舍保持良好的清洁卫生,整齐的环境及公共秩序,使员工获得充分的休息,以提高工作效率,特订本制度。本制度适用于公司自有房产和所租赁房产住宿员工。

　　第二条 员工申请住宿条件

　　(一)公司员工于辖区内无适当住所或交通不便者,可以申请住宿。

　　(二)凡有以下情况之一者,不得住宿

　　1)患有传染病者。

　　2)有不良嗜好者。

　　(三)不得携眷住宿。

　　(四)需遵守本管理制度。

　　第三条 本公司提供员工宿舍是现住人尚在本公司服务为条件,倘若员工离职,(包括自动辞职,受免职、解职、退休、资遣等)时,对宿舍的使用权当然终止,届时该员工应于离职日起三天内,迁离宿舍,不得借故拖延或要求任何补偿费或搬家费用。

　　第四条 公司负责指定和选择员工宿舍的地点和住所。

　　第五条 公司负责支付员工宿舍的房租(包押金)和物业管理费用,其它如水电,有线电视等费用由住宿员工自行分担。

　　宿舍统一由宿舍内职位最高者担任宿舍舍长或由公司指定,也可由内部住宿员工议定,但需报公司行政部备案,其工作任务如下:

　　(一)总理一切内务,分配清扫,保持整洁,维持秩序,负责管理水电,门户。

　　(二)监督轮值人员维护环境清洁及门窗的关闭(尤其夜晚及台风)。

　　(三)有下列情况之一者,::应通知主管及管理部门:

　　1)违反宿舍管理规则,情节重大者。

　　2)留宿亲友者。

　　3)宿舍内有不法行为或外来灾害时。

　　4)员工身体不适应负责照顾,病情重大者应通知其亲友及主管并送医院。

　　第六条 员工对所居住宿舍,应尽管理人责任,不得随意改造或变更房舍。

　　第七条 员工不得将宿舍之一部或全部转租或借予他人使用,若经发觉,即停止其居住权利。

　　第八条 公司需经常视察宿舍,员工不得拒绝,并听从有关指示。

　　第九条 有关宿舍现有的器具设备(如卫浴设备、玻璃、门窗、床铺、行李架等)本公司以完好状态交与员工使用,如有疏于管理或恶意破坏,酌情由现住人员负担该项修理费或赔偿费,并视情节轻重论处。

　　第十条 住宿员工(含出差员工)应遵守下列规则:

　　(一)服从舍长管理、派遣与监督。

　　(二)室内禁止烧煮、烹饪或私自接配电线及装接电器。

　　(三)室内不得使用或存放危险及违禁物品。

　　(四)个人棉被、垫被起床后须叠齐。

　　(五)烟灰、烟蒂不得丢弃地上,烟灰缸及其易燃物品不得放置寝室。

　　(六)换洗衣物不得堆积室内,其余衣、鞋必须收入柜内。

　　(七)洗晒衣物需按指定位置晾晒。

　　(八)电视、收音机的使用,声音不得放大,以免妨碍他人安宁。

　　(九)就寝后不得有影响他人睡眠行为。

　　(十)宿舍不得留宿外人或亲友,如外人拜访应登记姓名、关系及进出时间。

　　(十一)夜间最迟应于23时前返回宿舍(注意关闭门窗),否则应向舍监报备。

　　(十二)贵重物品应避免携入,遗失由各自负责。

　　(十三)不得于墙壁、橱柜上随意张贴字画或钉物品。

　　(十四)污秽、废物、垃圾等应集中于指定场所倾倒。

　　(十五)各房间的清洁由公司指定人员清理,各住宿人员轮流监督整理。

　　(十六)对水、电的使用,应遵照下列规定:

　　1)水、电不得浪费,随手关灯及水龙头。

　　2)沐浴的水、电用毕即关闭,浴毕应清理浴池。

　　(十七)按时作息,在正常作息时间内不得干扰其它人的休息。

　　(十八)员工不得于宿舍内聚餐、喝酒、赌博、打麻将或其他不良或不当行为。

　　第十一条 住宿人员需排轮值人员,负责监督公共地区的清洁,物品的报修,水、电、门窗等的巡视,管理及其他联络事项。

　　第十二条 住宿员工有下列情况之一者,除取消其住宿权利(退宿)并呈报公司议处:

　　(一)不服从舍长的监督、指挥者。

　　(二)在宿舍赌博(打麻将)斗殴、及酗酒。

　　(三)蓄意破坏公用物品或设施等。

　　(四)擅自于宿舍内接待异性客人或留宿外人者。

　　(五)经常妨碍宿舍安宁、::屡告不改者。

　　(六)违反宿舍安全规定者。

　　(七)无正当理由经常外宿者。

　　(八)有偷窃行为者。

　　第十三条 迁出员工应将使用的床位、物品、抽屉等清理干净,所携出的物品,应先经舍长或主管人员检查。

　　第十四条 本制度由公司行政部修定,解释权归行政部。

　　第十五条 本管理制度经自公布之日开始实施。

篇4:物业公司复印机管理制度

　　为确保复印机复印质量、维持管理处正常的办公秩序,对复印机管理特作如下规定:

　　1、复印机由综合管理部指定人员管理,未经综合部许可,其他部门人员严禁开机操作。

　　2、复印纸张由综合管理部根据管理处工作量和公司办公用品定额领取,由综合部管理部门发放。使用复印纸就应本着节俭原则。部门复印在20张/份以下的由综合管理部负责并办理登记手续;20张/份以上须主任签字方可复印并予以登记。私人资料原则上不得复印。

　　3、每月底核算复印数量交由综合管理部统计各部门复印数量,以此核算部门成本费用,综合财务复印费收据,做到收支平衡,略有盈余。

　　4、对于业主(住户)和装修队复印资料,一律采取投币收费方式。A4纸每张伍角;A3纸每张壹元。每周末定期会同财务结算,由收款员开具收据。

　　5、为防止人为损坏,避免其他机器事故。每一次复印100张,应让复印机待机10分钟。综合管理部结合每月复印登记和财务收据,::保持用纸数量和复印数量大本平衡。

　　6、如有违反管理规定者,经综合管理部指正仍不听劝告,由管理处扣发当月工资10~50元,造成损坏的,照价赔偿。

　　7、因复印机管理人员失职损坏的,由管理处按公司规定处理。

　　8、复印机管理人员每日对复印机的运行情况进行不少于一次的检查。发现问题及时排除。无法排除时应及时通知专业维修公司进行维修。对处于保修期内的复印机应通知专业维修公司进行保养。

篇5:物业公司文件资料管理制度

1、目的

　　规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

2、适用范围

　　适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

3、职责

　　3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

　　3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。

　　3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

　　3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

4、相关文件

　　《文件控制程序》 Q/PH-QP-4.2.3

　　《质量记录控制程序》 Q/PH-QP-4.2.4

5、工作程序和管理办法

　　5.1 文件的产生

　　5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。

　　5.1.2总经理助理对文件进行审核。

　　5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

　　5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](QR-WD01-02-01)。

　　5.2文件、资料的类别

　　5.2.1 受控文件

　　a)内业资料;

　　b)图纸资料;

　　c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

　　d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

　　e)与服务过程有关的合同协议;

　　f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]Q/PH-QP-7.5.4)。

　　管理与控制具体执行[文件控制程序]( Q/PH-QP-4.2.3)。

　　5.2.2非受控文件

　　与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:

　　a)内行文、外行文: 1

　　b)未被质量体系引用的外来文件: 2

　　c)与服务过程无关的合同协议: 3

　　d)未被质量体系引用的法律法规: 4

　　e)行业标准性文件: 5

　　f)照片、录像带:6

　　g)电脑贮存:7

　　5.3文件、资料目录的索引号

　　X-X.X-XX

　　文件盒编号

　　同号柜序列号

　　文件柜编号

　　文件类别编码

　　5.4文件、资料归档与管理

　　5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

　　5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

　　5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](QR-WD01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。

　　5.5 文件、资料的发放

　　5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](QR-WD01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。

　　5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。

　　5.6 文件资料的调用、借阅与归还

　　5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](QR-WD01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

　　5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

　　5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。

　　5.6.4机密性文件的调用与借阅规定

　　a)A级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

　　b)B级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

　　c)C级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

　　d)行业主管借阅文件、资料的仅限于B级机密和C级机密文件、资料。

　　e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

　　f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

　　g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。

　　5.7 文件的复制、破损和丢失

　　5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](QR-WD01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。

　　5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](QR-WD01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。

　　5.8 文件、资料的更新

　　文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。

　　5.9 文件的作废与销毁

　　5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

　　5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。

　　5.9.3 作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。

　　5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](QR-WD01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。

6、使用的记录表格

序号名称编号存放地点存放时间1[印制文件登记表]QR—WD01—02—01办公室一年2[存档备案资料目录]QR—WD01—02—02办公室长期3[文件分发登记表]QR—WD01—02—03办公室一年4[文件、资料借阅登记表]QR—WD01—02—04办公室一年5[文件复印登记表]QR—WD01—02—05办公室一年6[文件补发申请表]QR—WD01—02—06办公室一年7[作废、销毁文件登记表]QR—WD01—02—07办公室一年

　　起草人: 审核人: 审批人:

　　日 期: 日 期: 日 期:

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