物业公司会议管理制度

　　1、目的:

　　为进一步规范公司会议管理,做好上情下达和下情上报工作,实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递,提升公司运营水平,确保会议内容及议定的事项得到有效落实,特制订本制度。

　　2、适用范围 :

　　本制度适用于广州XX物业管理有限公司内部会议管理。

　　(各项目内部会议管理规范由项目自定,报总经办审批后执行)

　　3、管理权责:

　　3.1 总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。

　　3.2 会议提拟人或主办职能部门负责会议的组织工作,并有权对违反本制度的行为提出处罚。

　　4、会议分类:

序号类别会议名称主题/特点时间安排参加人1公司公司例会固定时间、固定汇报程序， 尽量解决即席提出的问题。每月两次,每月15日和30日,遇节假日顺延各项目/职能部门负责人2公司动员会发言固定、没有讨论程序临时相关员工3公司研讨会对某一课题或问题切磋、探讨，不一定有结果临时相关员工4公司鉴定/评审会对某事物的价值、性能，质量鉴别，必须有结论临时相关员工5公司专题会为某一专题而开，必须有结论临时相关员工6公司评比会一般在年底或某一重大活动结束后召开临时相关员工7公司总结会总结前一段工作，研究、部署下阶段工作临时相关员工8公司汇报会下级向上级或有关人员汇报工作情况公司临时临时相关员工9公司调度会任务安排，人员派遣，设备物资情况的调动临时相关员工10项目项目行政例会各项目,固定汇报程序每周一次,按时间表执行项目经理，项目部门负责人

　　备注:如公司会议需提前或延迟等特殊情况,总办将提前通知。

　　5.会议要求:

　　5.1、做好会议记录。公司会议记录要做到专人记录和管理,会议记录人负责会议议定事项的督办和催办,并将督办和催办情况报告会议主持人。::必要时应按照会议主持人的要求形成会议纪要,以使大家共同遵照执行。每月底总经办检查会议记录及落实情况,并作为考核当事人工作的依据。职能部门专题会议也要指定人员做好会议记录,用以备忘。

　　5.2、讲究会议质量。各类会议主持人会前应与参会人员充分沟通,做到心中有数。对议而不决的事项提出解决的原则与方法,并对此负责。各类会议力求精干高效用数据说话,部署的工作做没做,做到什么程度,没做或没做完的原因等等都要有明确具体可量化的答复,防止和杜绝空洞无物或泛泛而论。

　　5.3、力求会议实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施,与会负责人要按照落实要求,层层进行传达贯彻,务必使直接执行人明确是什么、为什么、怎么做,对经常性工作要作用制度的形式确定下来,力求使每次会议都有具体的成果。

　　5.4、严格会议纪律。会议管理是保证会议质量的一项措施。与会人员应有机的安排工作,认真准备、准时参会。会议具体时间、地点由会议主持人决定、会议记录人会前通知。与会人员一般不得缺席或指定他人代表,确因个人紧急事务需要请假的,须向会议主持人请假,同时指定专人代为履行职责。

　　6、管理内容:

　　6.1 会议计划与统筹

　　6.1.1 每月28日前,总经办应与各项目协调确定下月计划召开的项目例会,统一报总经理审批后,汇同公司例会编制《月度会议计划》,于月底前发放至各项目/职能部门负责人。

　　6.1.2 凡总经办已列入计划的项目例会,如需改期,或遇特殊情况需安排新的临时例会时,项目应提前2天报请总经办调整会议计划。

　　6.1.3 会议安排的原则为:小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为:公司例会、公司临时会议、项目例会、项目临时会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

　　6.2 会议准备

　　6.2.1 会议通知遵照以下规定:

　　1 、已列入月度会议计划表的会议,月中无调整的,不再另行通知,由各项目按计划表直接通知与会人;

　　2 、属下列情况之一者,按“谁提拟,谁通知”的原则进行会议通知:

　　(1)未列入月度会议计划而临时提拟的会议;

　　(2)虽然已列入月度会议计划,但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明;

　　(3)其它提拟人认为应另行通知的情况。

　　3、会议通知期一般应提前一天以上,通知对象为与会人、会务服务提供部门;

　　4、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议,应以会议通知单进行书面通知;涉及多个部门和参加人数众多的大型会议,主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。

　　6.2.2 会议的其它准备工作遵照以下规定:

　　1、会议提拟部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等)准备的组织工作;

　　2、会所根据会议提拟部门要求提前做好会务准备工作,如落实会场,布置会场,备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等;

　　3、公司总部召开的公司级会议会务组织统一归口总经办负责。

　　4、各项目/职能部门在公司总部召开的会议需用公共会场的,应提前向会议室管理部门(会所)提出工作联系单,由会议室管理部门(会所)统筹安排。

　　6.3 会议组织。

　　6.3.1 会议组织遵照“谁提拟,谁组织”的原则。

　　6.3.2 会议主持人须遵守以下规定:

　　1、主持人应不迟于会前 5 分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备。

　　2、主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明。

　　3、会议进行中,主持人应根据会议进行中的实际情况,对议程进行适时、必要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,以确保议程顺利推进及会议效率。

　　4、属讨论、决策性议题的会议,主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

　　5、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人(部门)、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。

　　6.4.3 与会人须遵守以下规定:

　　1、应准时到会,并在《会议签到表》上签到。

　　2、会议发言应言简意赅,紧扣议题。

　　3、遵循会议主持人对议程控制的要求。

　　4、属工作部署性质的会议,原则上不在会上进行讨论性发言。

　　5、遵守会议纪律,与会期间应将手机调到无声,原则上不允许接听电话,如须接听,请离开会场。

　　6 、做好本人的会议纪录。

　　7、会议决议事项,与会人员应在会后立即执行,不得拖延或敷衍了事。

　　8、各职能部门/项目要把每次会议精神传达到基层员工,也可根据自己部门/项目的实际情况,定期召开部门/项目级会议传达会议精神。

　　6.4.4 主持人为会议考勤的核准人,考勤记录由会议记录员负责。

　　6.5 会议记录:

　　6.5.1 公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。

　　6.5.2 公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定:

　　1、各项目应常设一名会议记录员(一般为本项目的内务文员,名单报总经办备案),负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。

　　2、会议记录遵照“谁组织,谁记录”的原则,如有必要,主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要,临时指定会议记录员。

　　3、总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由总经办文员负责会议记录工作,总经理另有指定的,从总经理指定。

　　6.5.3 会议记录员应遵守以下规定:

　　1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录,根据需要整理会议纪要。

　　2、会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性。

　　3、对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样。

　　4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。

　　5、做好会议原始记录的日常归档、保管工作,及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。

　　6.5.4 下列情况下,应整理会议纪要

　　: 1 、公司各类行政会议;

　　2 、须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议;

　　3 、其它主持人要求整理会议纪要的会议。

　　6.5.5 会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各职能部门组织各项目下对口部门的会议纪要及各项目每周行政例会的会议纪要须报总经办一份存档备查。

　　6.5.6 会议原始记录的备档按以下规定:

　　1 、各职能部门负责组织的公司各类会议的会议记录,由本部门负责日常归档、保管,但应作为机要档案每季度及时转总经办统一归档备查。

　　2 、各职能部门内部会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查。

　　6.5.7 会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

　　6.6 会议跟进

　　6.6.1 会议决议、决策事项须会后跟进落实的,遵照“谁组织,谁跟进”的原则;会议主持人另有指定的,从主持人指定。

　　6.6.2 集团总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由总经办负责落实,集团总经理另有指定的,从集团总经理指定。

　　6.6.3 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。

　　7、奖惩

　　7.1 奖罚:计入员工绩效考核制度体现

　　7.2 迟到、早退、缺席

　　1、迟到 所有参加会议的人员在会议规定召开时间后 5 分钟内未到的,计为迟到。

　　2、早退 凡参加会议人员,如未经主持人同意在会议召开结束前 5 分钟提前离开 会场的,计为早退。

　　3、缺席 凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的,计为缺席。

　　8、附则。

　　8.1 本制度由广州XX物业管理有限公司总经办负责解释。

　　8.2 本制度由总经理批准后生效,自颁布之日起执行。

Collector：爱拾贝-www.daizuoa.com篇2:会议管理工作规定

1.0 目的

　　为进一步加强会议的组织性和纪律性,提高会议质量,特制定本规定。

2.0 范围

　　本规定适用于物业集团各种工作会议,所属各物业公司(管理处)参照执行。

　　3.0 职责

　　3.1行政管理总部负责本规定的制定、修改、废止工作。

　　3.2 行政管理总部和各物业公司(管理处)行政管理部履行会议管理职能。

4.0 工作内容

　　4.1 会议的召开必须以高效、精简、节约为原则。

　　4.1.1 按照规模和级别将物业集团会议分为物业集团会议和部门工作会议两类。

　　4.1.2 物业集团会议:由物业集团主要领导主持、各部门与各物业公司(管理处)负责人参加的会议,包括物业集团两周例会、物业集团培训学习会议等。

　　4.2 部门工作会议:由物业集团主要领导授权其他领导或部门(下属公司)领导主持的协调会及其他部门会议。

　　4.3 召开会议的审批

　　4.3.1 物业集团会议不需审批。

　　4.3.2 部门工作会议。由物业集团本部部门或下属物业公司(管理处)牵头组织召开的协调会或其他部门会议,须认真填写《会议召开审批表》,经行政管理总部平衡意见后,报领导审批。

　　4.3.3 公司其它人员未经审批,不得擅自召集其它部门开会,不得擅自占用会议室。

　　4.4 会议组织与安排

　　4.4.1 会议主持人:物业集团会议结合总经理意见,由副总经理主持(岗位空缺的情况下由行政管理总部负责人主持);部门工作会议由牵头部门负责人主持;有上级(集团)领导、政府部门领导或其他重要来宾时由总经理主持。

　　4.4.2 物业集团会议由行政管理总部根据领导授意进行组织安排。

　　4.4.3 部门工作会议,由牵头部门进行组织安排,并将召开会议的议程及参加会议人员等情况报送行政管理总部;行政管理总部负责提供会议室。

　　4.4.4 会议召开前,应由行政管理总部或牵头部门做好会议准备工作,包括各种会议议程设计及材料、会议签到、会议记录等。

　　4.4.5 会议通知

　　4.4.5.1 与会人员名单的确定既要精简也要有代表性,并能够及时准确的加以贯彻落实。物业集团(来自:)会议由会议主持人提议并报总经理审定;部门工作会议由主持人确定。

　　4.4.5.2 物业集团会议由行政管理总部负责在会议召开8小时以前下发或传真书面会议通知(临时紧急会议除外),并告知会议主题和准备事项。在书面通知不便的情况下,由行政管理总部专人负责电话通知。

　　4.4.5.3 部门工作会议由会议主持人安排牵头部门人员在会议召开8小时前书面或电话通知与会人员,并告知会议主题和准备事项。

　　4.4.5 会议考勤

　　4.4.5.1 参加会议者不得迟到、早退或擅自不参加会议。会议由专人负责考勤;因事不能参加会议人员需书面向会议主持人请假,特殊情况可电话请假,请假获批准后不列入考核。

　　1) 集团会议,由领导秘书(行政管理总部)负责考勤。

　　2) 部门工作会议由会议主持人安排专人负责考勤。

　　3) 会议考勤人员必须在会议开始前15分钟准备好考勤表,开始考勤。

　　4) 与会人员擅自不参加会议,按照当天旷工记入当事人当月出勤记录;与会人员迟到10分钟者、未经(来自:)会议主持人批准擅自离会者,按照当天迟到记入当事人当月出勤记录;考勤人员未按时准备好考勤表和未按规定考勤,按照当天迟到记入考勤人员当月出勤记录。

　　5) 会议考勤结果由考勤人员于会议结束后报会议主持人签字,并负责在24小时送达行政管理总部。

　　4.4.6 会议纪律。与会人员在会议上手机必须调到无声状态,在会议上不得随意走动,不得交头接耳,不得打瞌睡,未经主持人同意不得接听手机。

　　4.4.7 会议质量管理。

　　4.4.7.1为保证会议质量,提高效率,与会人员在接到会议通知后要认真准备,汇报内容要有重点有条理,发言时间控制在5分钟以内。

　　4.4.7.2 会议须遵循“有议必有果”的原则,对会议上提出的问题必须得出结论;每项会议决定事项必须有明确的责任人、完成时间、完成标准;有争议事项以会议主持人决定为准,而不论其职位高低;与会人员的表态代表其所在部门的表态。

　　4.4.8 会议纪要

　　4.4.8.1 物业集团会议纪要由领导秘书或行政管理总部指定专人拟写;部门工作会议纪要由主持人指定专人拟写。

　　4.4.8.2 会议纪要要体现会议时间、会议地点、会议主持人以及参加人等;对于内容须择要而记,包括与会人员提出的问题及意见、会议主要决定事项等内容。

　　4.4.8.3会议纪要必须在会议结束后二十四个小时内完成拟写并报主持人审核。

5.0 相关文件

　　无

6.0 记录表格

　　6.1《会议纪要》(QR-5.5.3-01-01)

　　6.2《会议签到表》(QR-5.5.3-01-02)

　　6.3《会议召开审批表》(QR-5.5.3-01-03)

篇3:学生公寓会议室管理规定

　　1、公寓管理中心会议室由办公室统一管理。

　　2、会议室应首先保证公寓管理中心使用。各部门使用会议室,必须提前半天提出申请,如发现冲突时,由办公室协调安排。

　　3、以公寓管理中心名义组织召开的党政会议及各种专业会议,如周例会、党员大会等及用于来宾参观现场接待使用。

　　4、会议室桌椅定位整齐放置,通风换气良好,物品器具要有登记清册。

　　5、会议室严禁喧哗、严禁带入杂物,禁止在室内乱扔污物,爱护室内公共设施,如有损坏,按价赔偿。严格执行卫生值日制度,当日值日人员负责卫生清扫。

　　6、电风扇、电灯等各电器开关、门窗由当日值日人员负责管理,爱护会议室的设施,保持会议室清洁。

　　7、凡使用会议室的部门和个人不允许随意挪动和搬走会议室的各种物品及设施,会议结束,应负责关好门窗,关闭电源等,要保持会议室的卫生和安全,将钥匙退还办公室。

篇4:会议管理标准作业规程

1.0目的:

　　为了提高会议效率,很好地总结会议精神,使信息得以有效传达及合理利用,特制定本规程。

2.0范围:

　　本规程适用于综合管理部关于会议活动的组织、实施。

3.0职责:

　　综合管理部经理负责会议的组织。

　　综合管理部文员负责会议的召集通知。

4.0程序要点:

　　4.1会议类型:公司例会、专题(专业)研讨会、报告会、培训会、年中(终)工作总结会议。

　　4.2会议的召开组织及实施。

　　4.2.1公司例会。

　　a.按照规定,每周周四下午2:00召开,遇特殊情况,由综合管理部另行通知。

　　b.与会人员需携带《工作计划》(每月25日左右例会携带)、前次《会议纪要》、《一周工作通报》等相关资料并准备好汇报内容。

　　c.参会人员到会填写《会议签到表》。

　　d.由综合管理部文员做会议记录,并进行整理形成《会议纪要》。

　　e.《会议纪要》由分管总经理审核后于下周一发放到各部门(项目)。

　　4.2.2研讨会。

　　a.各部门(或项目)组织小型专题会议及培训时,应在《一周工作通报》中写明会议时间、地点、与会人员范围、会议内容等内容。

　　b.对于公司各部门及各项目参加的专题会议,发起部门需提前三天拟好《会议通知》交至综合管理部,由综合管理部进行统一发放,并通报分管总经理及进行会议场地预订等协调工作。

　　c.发起部门拟订《会议通知》需注明会议时间、会议地点、与会人员范围、会议内容、参会应携带资料及特殊要求等。

　　d.如有与会议相关资料,则请会议发起部门提前准备好,在会前发放至相关与会人员。

　　4.2.3培训会议。

　　a.综合管理部按照人力资源部根据分解年培训计划制定的每月培训计划要求时间进行召集。遇特殊情况,综合管理部在接到人力资源部通知后另行通知。

　　b.与会人员带好培训材料,认真做好记录。

　　c.培训会议发起部门(或项目)做会议记录,进行整理后于第二天发放到相关部门及人员,并在综合管理部留存归档。

　　4.2.4年中(终)工作总结。

　　a.集团或公司确定会议时间,由综合管理部提前7天通知与会人员或部门。

　　b.由综合管理部提前安排好会议议程、工作报告,并安排好会场等事宜。

　　4.3会议要求

　　4.3.1需按时出席,如遇特殊情况应提前向分管总经理及会议发起部门请假。

　　4.3.2注意保持会场纪律,积极思考,主动发言,并认真做好会议记录。

　　4.3.3关闭通讯设备或放置于会议状态,保证会议正常进行。

　　4.3.4保持会场环境,不乱扔果皮、烟头、纸屑等。

5.0相关支持性文件:

6.0相关记录:

　　《会议签到表》sw-JL-G-072

　　《一周工作通报》sw-JL-059

　　《发文记录》sw-JL-G-070

篇5:会议室管理服务工作规程

1、目的

　　规范公司会议服务操作,确保树立公司良好形象。

2、适用范围

　　适用于会议室控制管理及对内、对外会议服务工作的管理工作。

3、职责

　　3.1办公室主任负责对会议室及会议服务工作的监督管理。

　　3.2办公室负责会议室全面管理和受理会议使用部门及顾客的各类会议要求,并负责会场布置,安排会议服务人员。

　　3.3设备部负责会议室照明、空调、音响等设备、设施的运行、维护工作。

　　3.4业务部负责会议室开、关门、供水、茶叶、茶杯的供应,协助办公室布置会场和会议室保洁工作。

　　3.5工程部负责会议室墙面、门窗、锁具等设施的维修、维护工作。

4、工作程序 4.1会议室管理

　　4.1.1 使用会议室业务受理

　　A、办公室人员接到用户的《会议申报单》后,根据《会议申报单》的要求(申报部门、申报时间、会议名称、会议室拟用时段、拟开会地点及会议室、参会人数、会议安排意见等)填写《会议受理服务单》。

　　B、根据《会议申报单》内容,办公室人员应立即电话联系会议申报部门及顾客,详细了解会议使用情况及其他要求。

　　C、办公室以《会议申报单》和电话联系的会议使用情况为准,填写《会议受理服务单》,详细写明会议使用部门、 联系人、电话、会议事由、注意事项、是否需要会议服务、受理部门、受理时间、经办人、送会议服务单时间、执行部门音响、设备的运行是否需要监护等内容后,立即将《会议受理服务单》送至业务部、设备部。

　　D、业务部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好供水、茶叶、茶杯、桌椅等准备工作。

　　E、设备部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好照明、空调、音响等准备工作。

　　4.1.2 会场布置及安排

　　A、接用户会议室会场布置要求后,办公室立即联系相关单位、部门,按顾客要求布置会议桌椅;检查会议室清洁、供水是否完备;照明、空调、音响是否能正常运行;及顾客所需的准备会标、座次牌、签到台、花卉、水果、观叶植物、茶叶、纸杯等会议所需物品。

　　B、办公室负责在会议召开前将会场布置完毕,并通知使用会议室的顾客查看会场,按用户要求对会场作出调整以便满足用户要求。

4.2会议室服务工作

　　4.2.1 会议服务

　　大会议室应提前开门,会议开始前20分钟再次确认;小会议室提前30分钟开门,会议开始前10分钟再次确认。

　　4.2.2 设备部人员必须提前30分钟到达大会议室,开启音响、空调、并保证其正常运行。

　　4.2.3 会议服务人员必须着装整齐、在会议召开前20分钟到达现场;在会议使用中,必须每15分钟倒1次茶水,大会议室召开会议,会务人员不能擅自离开,对会议室出现的紧急情况能做好相应处理,并及时向办公室负责人汇报。

　　4.2.4 会议使用完毕后,会议服务人员应电话通知业务部、设备部负责人对会议室进行清理,并向办公室汇报会议室使用情况,重要会议应向总经理室通报。

　　4.3办公室负责随时做好会议服务回单的收集、整理工作,检查会议室使用是否正常,如有异常,及时更改、整顿,以利于为业主提供更加完善的服务。

5、相关文件及记录

　　5.1《会议室使用登记表》(LYWG/QR—046)

　　5.2《庆通公司会议受理服务单》(LYWG/QR—007)

会议管理